Napisane przez copywritera Notable Notaries
Etap wyceny
Pierwszym krokiem w kierunku uzyskania notarialnego poświadczenia dokumentu jest przesłanie nam jego skanu lub wersji roboczej w programie Microsoft Word pocztą elektroniczną na adres [email protected]. Szybko przejrzymy dokument i zrobimy wycenę usługi, procedurę i oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania usługi, a także poinformujemy o potrzebnych dodatkowych dokumentów oraz poinformujemy o tym, czy będzie trzeba umówić się na spotkanie.
W większości przypadków klient musi osobiście spotkać się z jednym z naszych notariuszy (w wybranym biurze w West End, Mayfair, City of London lub Victorii, lub w biurze, miejscu zamieszkania lub innym uzgodnionym przez klienta miejscu) i okazać notariuszowi oryginał (nie fotokopię) paszportu i potwierdzenie adresu. Po zapoznaniu się z Państwa wersją roboczą potwierdzimy dokładną procedurę i wskażemy, które konkretnie dokumenty należy nam okazać. Jeśli chcieliby Państwo spotkać się z notariuszem poza siedzibą kancelarii, przedstawimy wycenę tej usługi po podaniu kodu pocztowego miejsca spotkania oraz jego proponowanej daty i godziny.
Etap weryfikacji
W przypadku konieczności zweryfikowania dokumentu takiego jak świadectwo akademickie, oczekiwanie na jego weryfikację przez instytucję wydającą może potrwać kilka tygodni.
Etap 1. spotkania: potwierdzenie tożsamości, due diligence, czyli zczegółowe sprawdzanie danych i płatność
Podczas spotkania notariusz poprosi Państwo o zgodę na wykonanie kopii paszportu i potwierdzenia adresu* oraz o złożenie podpisu na dokumencie w jego obecności. Notariusz przyjmie płatność gotówką lub kartą w przypadku nowego klienta, lub wyśle fakturę stałemu klientowi. Jeśli dokument wymaga klauzuli Apostille lub legalizacji, spotkanie nie potrwa dłużej niż 20 minut, a my zachowamy papierowe kopie Państwa dokumentów, aby można było je poświadczyć notarialnie i zanieść osobiście do Biura Spraw Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju (Foreign, Commonwealth and Development Office) w celu nadania klauzuli Apostille, lub do odpowiedniego zagranicznego konsulatu w Londynie, aby je zalegalizować do użytku w danym kraju.
Dowodem adresu zamieszkania może być oryginał brytyjskiego lub zagranicznego ważnego prawa jazdy ze zdjęciem, na którym widnieje adres, ważny dowód osobisty wydany w UE ze zdjęciem, podpisem i adresem, lub oryginał wyciągu z konta bankowego, lub karty kredytowej, faktura zakładu użyteczności publicznej (rachunek za media) lub rachunek za podatek lokalny otrzymany pocztą, z datą nie później niż trzy miesiące przed spotkaniem.
Etap 2. spotkania: poświadczenie notarialne
Procedura „poświadczenia notarialnego” polega na sporządzeniu przez notariusza na piśmie poświadczenia o tym, jak notariusz stwierdził tożsamość osób podpisujących, o jego obecności przy składaniu podpisów lub o weryfikacji przez niego dokumentów; takie poświadczenie zostaje następnie podpisane przez notariusza i opatrzone jego pieczęcią i stemplem, przy czym poświadczenie to jest sporządzane bezpośrednio na dokumencie lub drukowane na oddzielnej kartce wysokiej jakości papieru formatu A4 i trwale dołączane do dokumentów metalowym oczkiem, przez który zostaje przewleczona wstążka dodatkowo zabezpieczona tłoczoną pieczęcią urzędową notariusza.
Jeśli Państwa dokument nie wymaga klauzuli Apostille ani legalizacji, a jedynie notarialnego poświadczenia, spotkanie potrwa około 20-60 minut, w zależności od liczby dokumentów, a notariusz natychmiast przygotuje poświadczenie notarialne, które zostanie wpisane ręcznie, lub maszynowo na dokumencie, lub trwale połączone z dokumentem za pomocą metalowego oczka, wstążki i urzędowej pieczęci notariusza, co pomaga chronić Państwo i Państwa dokument zapobiegając manipulacjom i oszustwom. Dokument będzie można zabrać z sobą po spotkaniu. Dokumenty przeznaczone do użytku w krajach Brytyjskiej Wspólnoty Narodów, takich jak Kanada, Australia i Nowa Zelandia, są często akceptowane bez klauzuli Apostille i bez stempli legalizacyjnych.
Etap nadawania klauzuli Apostille i legalizacji
Jeśli dokument wymaga klauzuli Apostille do użytku za granicą, w tym w Polsce, musimy najpierw zanieść go do Biura Spraw Zagranicznych, Wspólnoty Narodów i Rozwoju (Foreign, Commonwealth & Development Office, FCDO), które je wydaje i umieszcza. Apostille to naklejka umieszczona na odwrocie kartki poświadczenia notarialnego, opatrzona pieczęcią i podpisana przez urzędnika FCDO, która potwierdza pieczęć notariusza, jego podpis i aktualny status zawodowy oraz zatwierdza ważność dokumentu do użytku za granicą, zgodnie z Konwencją haską Organizacji Narodów Zjednoczonych z 1961 roku.
Jeśli dokument ma zostać użyty w kraju, który nie ratyfikował Konwencji haskiej Organizacji Narodów Zjednoczonych z 1961 roku i nie jest częścią Brytyjskiej Wspólnoty Narodów, może powstać potrzeba opatrzenia dokumentu stemplem ambasady lub konsulatu państwa, w którym dokument ma być przedstawiony, w celu uzupełnienia klauzuli Apostille, np. w Chinach lub Zjednoczonych Emiratach Arabskich. Proces legalizacji różni się w zależności od kraju, prosimy o przesłanie nam wersji roboczej dokumentu e-mailem, a my odpowiemy możliwie jak najszybciej, przedstawiając pełną procedurę.
Procedura notarialnego poświadczenia dokumentów elektronicznych
Jeśli chcieliby Państwo zdalnie uzyskać poświadczenie notarialne dokumentów elektronicznych, prosimy o przesłanie nam skanu tych dokumentów w formacie PDF oraz tzw. certyfikatu ukończenia na platformie DocuSign (lub podobnej), jeśli jest dostępny, a my potwierdzimy wtedy pełną procedurę i wszelkie dokumenty uzupełniające, które mogą być potrzebne.
Napisane przez copywritera Notable Notaries