Unser Arbeitsablauf
Unser erfahrenes, mehrsprachiges Team freut sich darauf, Ihnen den Prozess zu erklären und zu erleichtern
Wir befinden uns im Herzen der internationalen Gesellschaft in London.
Unsere bemerkenswerten mehrsprachigen Teammitglieder können mit Ihnen auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Griechisch, Spanisch, Polnisch, Arabisch, Rumänisch, Ungarisch, und Französisch sprechen.
Wir sorgen dafür, dass private und geschäftliche Dokumente von unseren Notaren beglaubigt, bescheinigt oder beurkundet werden.
Wir können Ihnen bei der Legalisierung Ihrer Dokumente (die Einholung einer Apostille) behilflich sein, sei es durch eine Apostille, eine konsularische Legalisierung oder eine Kombination aus einer Legalisierung beim Foreign Commonwealth and Development Office und die Einholung weiteren Stempeln beim zuständigen Konsulat.
Mit unserem Express-Service können wir Dokumente innerhalb des nächsten Arbeitstages beglaubigen und legalisieren, wenn sie montags bis donnerstags bis 9.30 Uhr (britische Zeit) bei uns eingehen, sodass sie ins Ausland oder direkt zu Ihnen zurückgeschickt werden können. Andernfalls sind sie am nächsten Arbeitstag bei Ihnen.
Unser Arbeitsverfahren, erklärt
Kostenvoranschlag
Der erste Schritt zur notariellen Beglaubigung Ihres Dokuments erfolgt, sobald Sie uns einen Scan oder einen Microsoft Word-Entwurf Ihres Dokuments per E-Mail an [email protected] zusenden. Wir werden das Dokument schnell überprüfen und Ihnen einen Kostenvoranschlag, den Verfahren und den geschätzten Zeitrahmen mitteilen. Außerdem teilen wir Ihnen mit, welche Unterlagen wir für die Bearbeitung Ihrer Dokumente benötigten und ob wir einen Termin vereinbaren müssten.Der erste Schritt zur notariellen Beglaubigung Ihres Dokuments besteht darin, uns einen Scan oder einen Microsoft Word-Entwurf Ihres Dokuments per E-Mail an [email protected] zu senden. Wir werden das Dokument schnell prüfen und Ihnen einen Kostenvoranschlag, den Ablauf und den geschätzten Zeitrahmen mitteilen. Außerdem teilen wir Ihnen mit, welche Unterlagen wir für die Bearbeitung Ihrer Dokumente benötigten und ob wir einen Termin vereinbaren müssen.
In manchen Fällen müssten Mandant*innen eine(n) unserer Notar*Innen persönlich aufsuchen (entweder in einem unserer Büros im West End, Mayfair, in der City of London oder in Victoria oder extern in Ihrem Büro, an Ihrem Wohnort oder an einem anderen vereinbarten Ort) und der/dem Notar(in) den Original-Reisepass und einen Adressnachweis vorlegen. Sobald wir Ihre Entwürfe gesehen haben, werden wir Ihnen den genauen Ablauf und die Dokumente, die Sie uns vorlegen müssten, bestätigen. Wenn Sie eine(n) unserer Notar*Innen außerhalb unseres Büros treffen möchten, unterbreiten wir Ihnen einen Kostenvoranschlag, sobald Sie die Postleitzahl für das Treffen sowie die vorgeschlagene Uhrzeit und das Datum des Treffens angegeben haben.
Verifizierung
Wenn wir die Echtheit Ihres Dokuments überprüfen müssen, z.B. ein akademisches Zeugnis, kann dies bis zu einigen Wochen dauern, während wir darauf warten, dass die ausstellende Institution uns die Echtheit Ihres Dokuments bestätigt.
Notarieller Termin zur Unterzeichnung Phase 1: Identifizierung, Sorgfaltspflicht und Zahlung
Bei dem Termin wird der/die Notar(in) Sie um Ihr Einverständnis bitten, eine Kopie Ihres Reisepasses und Ihres Adressnachweises* anzufertigen, und Ihre Unterschrift auf das Dokument bezeugen. Der/die Notar(in) nimmt die Zahlung in bar oder per Karte entgegen, wenn es sich um neuen Mandant*innen handelt, oder schickt Ihnen eine Rechnung, bei bereits bestehenden Mandant*inen.
*Als Adressnachweis akzeptieren wir:
- Original-Führerschein (Fotokarte)
- oder ein Original eines:
- Bank- oder Kreditkartenauszugs,
- einer Rechnung eines Versorgungsunternehmens oder
- einer Gemeindesteuerabrechnung verwendet werden,
Notarieller Termin zur Unterzeichnung Phase 2: Notarielle Beglaubigung, Bescheinigung oder Beurkundung
Bei der "notariellen Beglaubigung" schreibt der/die Notar(in) eine Bescheinigung, in der er/sie bestätigt, dass er/sie Ihre Unterschrift bezeugt hat, und wie er Ihnen identifiziert hat. Bei der „notariellen Bescheinigung“ handelt es um eine weitere Bescheinigung durch den/die Notar(in), indem er/sie bestätigt, dass und wie er/sie die Dokumente überprüft hat, und welche Einsichtnahmen in der Überprüfungen der/die Notarin gemacht hat (beispielsweise Einsichtnahmen ins Handelsregister). Bei der „notariellen Beurkundung“ handelt es sich um ein offizielles Dokument, was immer in zwei oder mehr Ausfertigungen erstellt wird, da eine Ausfertigung bleibt für immer in der Urkundenrolle des Notars / der Notarin. Bei der Beurkundung ist das ganze Dokument eine Bescheinigung des/der Notarin, und wird vor dem Termin schon verwerfen und mit Ihren Einzelheiten gefüllt. Bei dem Termin unterzeichnen die Mandant*Innen und der/die Notar(in) zusammen – für Spanien, Italien, Portugal, oder Griechenland auf jeder Seite, für Deutschland nur auf der letzten Seite. Gleichgültig bei der Beglaubigung oder Bescheinigung wird diese Bestätigung von dem/der Notar(in) eigenhändig unterzeichnet und mit dem beruflichen Prägesiegel und Stempel des Notars versehen. Diese Bescheinigung wird entweder direkt auf Ihr Dokument geschrieben oder auf ein separates Stück Beglaubigungspapier gedruckt und mit einer Lochzange, die mit einer Metallöse verstärkt ist, dauerhaft an Ihre Dokumente gebunden, die dann mit einem Band zusammengebunden und mit einem weiteren geprägten Berufssiegel des Notars gesichert werden.
Wenn Ihr Dokument nicht apostilliert oder legalisiert, sondern nur notariell beglaubigt werden muss, dauert Ihr Termin je nach Anzahl Ihrer Dokumente etwa 20-60 Minuten, und der Notar fertigt sofort die notarielle Beglaubigung, Bescheinigung oder Beurkundung sowie die Bindung der Dokumente mit Ösen, Notariatsgarne (Band) und Prägesiegel an. Dokumente zur Verwendung in Commonwealth-Ländern wie Kanada, Australien und Neuseeland werden oft ohne Apostille oder Legalisierungsstempel akzeptiert.
Apostille & Legalisierung
Um eine Apostille auf ein Dokument bzw. auf eine Urkunde, notarielle Beglaubigung oder Bescheinigung einzuholen, müssen wir es zunächst zum britischen Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) bringen, das die Apostille ausstellt und anbringt. Bei der Apostille handelt es sich um einen Aufkleber, der auf der Unterseite der notariellen Urkunde angebracht und von einem Beamten des FCDO versiegelt und unterzeichnet wird. Das Zertifikat der Apostille bestätigt die Echtheit des Prägesiegels, die Unterschrift und den aktuellen Berufszulassungsstatus des beglaubigenden Notars, sodass das Dokument gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961 im Ausland (auch in Deutschland in Österreich und in der Schweiz) anerkannt und verwendet werden kann.
Wenn Sie Ihre Urkunde in einem Land verwenden müssen, das das Haager Übereinkommen von 1961 nicht ratifiziert hat und das nicht zum Commonwealth gehört, müssen Sie die Urkunde möglicherweise von der Botschaft oder dem Konsulat des Landes, in dem Ihre Urkunde verwendet werden soll, abstempeln lassen, um die Apostille zu ergänzen, z. B. für das Königreich Saudi-Arabien, China oder die Vereinigten Arabischen Emirate. Bitte senden Sie uns den Entwurf Ihres Dokuments per E-Mail, und wir werden Ihnen so schnell wie möglich den vollständigen Prozess mitteilen.
Elektronische Notarielle Bescheinigung von Dokumenten
Wenn Sie elektronische Dokumente aus der Ferne beglaubigen möchten, senden Sie uns bitte den PDF-Scan dieser Dokumente und das DocuSign- oder ähnliches -Abschlusszertifikat (falls vorhanden) per E-Mail. Wir werden Ihnen dann den vollständigen Prozess und alle erforderlichen Unterlagen bestätigen. Eine Unterschriftbeglaubigung ist nur beschränkt elektronisch möglich. Bitte prüfen Sie mit ihren ausländischen Anwälten, ob eine von einem englischen Notar elektronisch erteilte Bescheinigung für Ihre Zwecken im Ausland ausreichen wird. Deutschland akzeptiert derzeit (2022) die britische elektronische Apostille noch nicht.
Die von uns erbrachte Dienstleistung ist die eines Notars/einer Notarin, der alle zulässigen notariellen Tätigkeiten durchführt, einschließlich, falls zutreffend, der Legalisierung von Dokumenten und/oder deren Versand an den endgültigen Verwendungsort. Ein wesentlicher Teil der Aufgaben eines Notars/einer Notarin besteht darin, Akten zu führen und aufzubewahren.
Jede notarielle Angelegenheit ist anders, und die Anforderungen sind unterschiedlich, je nachdem, ob die Dokumente im Namen einer Privatperson oder einer juristischen Person, wie etwa eine Gesellschaft, unterzeichnet werden sollen. Einige der wichtigsten Etappen sind wahrscheinlich folgende:
Wenn die Echtheit eines Dokuments bescheinigt werden soll, müsste diese bei den ausstellenden Behörden geprüft werden. Im Falle von akademischen Auszeichnungen würde dies die erforderliche Einholung einer schriftlichen Bestätigung von den entsprechenden akademischen Einrichtungen bedeuten.
Kontaktaufnahme mit Ihren Rechtsberatern im Ausland oder anderen Stellen, um die erforderlichen due diligence Unterlagen für die Bearbeitung des Dokuments zu beschaffen (z. B. Informationen von Companies House oder ausländischen Handelsregistern, Vollmachten usw.).
Treffen mit dem/der Unterzeichner(in), um seine/ihre Identität und geschäftsfähigkeit zu überprüfen und sich zu vergewissern, dass er/sie versteht, was er/sie unterschreibt und dass er/sie dies aus freiem Willen tut, und um sicherzustellen, dass das Dokument korrekt ausgeführt wird.
Veranlassung der Aufbewahrung von Kopien aller notariell beglaubigten Dokumente gemäß den Anforderungen der notariellen Praxisregeln 2019.
Veranlassung der Einholung von Apostillen oder von der Legalisierung des Dokuments, falls erforderlich (FCO-Apostille und weitere konsularische Legalisierung für bestimmte Gerichtsbarkeiten, falls erforderlich).
Entgegennahme und Überprüfung der zu beglaubigenden oder zu bescheinigenden Dokumente zusammen mit etwaigen Anweisungen, die wir erhalten haben.
Überprüfung der Identität, der Geschäftsfähigkeit und der Vollmacht der Person, die das Dokument unterzeichnen soll.
Abfassung und Anbringung einer notariellen Beglaubigung/Bescheinigung auf dem Dokument mittels Ösen, Band und Prägesiegel.
Wenden Sie sich an unser erfahrenes mehrsprachiges Team, gerne helfen wir Ihnen weiter.
Montag – Freitag, 9.00 Uhr – 17.30 Uhr (GMT bzw. BST)
3. OG, Portman House, 2 Portman Street,
London W1H 6DU
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