Words by Notable Notaries
Unser Arbeitsverfahren erklärt - Kostenvoranschlag
Der erste Schritt zur notariellen Beglaubigung Ihres Dokuments erfolgt, sobald Sie uns einen Scan oder einen Microsoft Word-Entwurf Ihres Dokuments per E-Mail an [email protected] zusenden. Wir werden das Dokument schnell prüfen und Ihnen einen Kostenvoranschlag, die Verfahrensweise und den geschätzten Zeitrahmen mitteilen. Außerdem teilen wir Ihnen mit, welche Unterlagen wir für die Bearbeitung Ihrer Dokumente benötigen und ob wir einen Termin vereinbaren müssen.
In den meisten Fällen müssen die Mandant*innen unsere Notar*Innen persönlich treffen (entweder in einem unserer Büros im West End, Mayfair, in der City of London, in Victoria, extern in Ihrem Büro, an Ihrem Wohnort oder an einem anderen vereinbarten Ort) und der/dem Notar(in) seinen Original-Reisepass und einen Adressnachweis (Fotokopien genügen leider nicht) vorlegen. Sobald wir Ihre Entwürfe gesehen haben, werden wir Ihnen den genauen Ablauf und die Dokumente, die Sie uns vorlegen müssen, bestätigen. Wenn Sie unsere Notar*Innen außerhalb unseres Büros treffen möchten, unterbreiten wir Ihnen einen Kostenvoranschlag, sobald Sie die Postleitzahl für das Treffen sowie die vorgeschlagene Uhrzeit und das Datum des Treffens angegeben haben.
Verifizierung
Wenn wir die Echtheit Ihres Dokuments überprüfen müssen, z.B. ein akademisches Zeugnis, kann dies bis zu einigen Wochen dauern, während wir darauf warten, dass die ausstellende Institution uns die Echtheit Ihres Dokuments bestätigt.
Notarieller Termin zur Unterzeichnung Phase 1: Identifizierung, Sorgfaltspflicht und Zahlung
Bei dem Termin wird der/die Notar(in) Sie um Ihr Einverständnis bitten, eine Kopie Ihres Reisepasses und Ihres Adressnachweises* anzufertigen, und Ihre Unterschrift auf das Dokument bezeugen. Der/die Notar(in) nimmt die Zahlung in bar oder per Karte entgegen, wenn es sich um neuen Mandant*innen handelt, oder schickt Ihnen eine Rechnung, bei bereits bestehenden Mandant*inen.
Als Adressnachweis akzeptieren wir:
- Original-Führerschein auf Fotokarte
- oder das Original
• eines Bank- oder Kreditkartenauszugs,
• einer Rechnung eines Versorgungsunternehmens
• einer Gemeindesteuerabrechnung
Bitte achten Sie darauf, dass Sie uns diese Adressnachweise per Post zuschicken und sie nicht früher als drei Monate vor dem Termin datiert sind.
Notarieller Termin zur Unterzeichnung Phase 2: Notarielle Beglaubigung, Bescheinigung oder Beurkundung
Bei der ""notariellen Beglaubigung"" schreiben die Notar*Innen eine Bescheinigung, in der sie bestätigen, dass sie Ihre Unterschrift bezeugt haben und wie sie diese identifiziert haben. Bei der „notariellen Bescheinigung“ handelt es sich um eine weitere Bescheinigung durch die Notar*innen, indem sie bestätigen, dass und wie sie die Dokumente überprüft haben, und welche Einsichtnahmen bei der Überprüfung gemacht wurden (beispielsweise Einsichtnahmen ins Handelsregister).
Bei der „notariellen Beurkundung“ handelt es sich um ein offizielles Dokument, das immer in zwei oder mehr Ausfertigungen erstellt wird, da eine Ausfertigung für immer in der Urkundenrolle der Notar*Innen bleibt. Bei der Beurkundung handelt es sich um ein Dokument, für dessen gesamten Inhalt der Notar verantwortlich ist. Der Notar bereitet das Dokument vor und muss alle Einzelheiten schon vor dem Beurkundungstermin mit den Unterzeichnenden final abstimmen. In dem Beurkundungstermin unterzeichnen die Mandant*Innen und die Notar*Innen das zu beurkundende Dokument zusammen, für Spanien, Italien, Portugal, oder Griechenland auf jeder Seite, für Deutschland nur auf der letzten Seite.
Egal bei Beglaubigung oder Bescheinigung, wird diese Bestätigung von dem/der Notar(in) eigenhändig unterzeichnet und mit dem 3D notariellen Prägesiegel und Stempel des Notars versehen. Diese Bescheinigung wird entweder direkt auf Ihr Dokument geschrieben oder auf ein separates Stück hochwertiges Beglaubigungspapier gedruckt und mit einer Lochzange, die mit einer Metallöse verstärkt ist, dauerhaft an Ihre Dokumente gebunden, die dann mit einem Band (Notariatsgarne) zusammengebunden und mit einem weiteren geprägten Berufssiegel des Notars gesichert werden. Diese Bindung von Dokumenten dient den Schutz von Ihnen und Ihres Dokuments gegen weitere unberechtigte Veränderung, Manipulationen oder Betrug verhindert.
Wenn Ihr Dokument nicht apostilliert oder legalisiert, sondern nur notariell beglaubigt werden muss, dauert Ihr Termin je nach Anzahl Ihrer Dokumente etwa 20-60 Minuten, und der Notar fertigt sofort die notarielle Beglaubigung, Bescheinigung oder Beurkundung sowie die Bindung der Dokumente mit Ösen, Notariatsgarne (Band) und Prägesiegel an. Dokumente zur Verwendung in Commonwealth-Ländern wie Kanada, Australien und Neuseeland werden oft ohne Apostille oder Legalisierungsstempel akzeptiert.
Apostille & Legalisierung
Um eine Apostille auf ein Dokument bzw. auf eine Urkunde, notarielle Beglaubigung oder Bescheinigung einzuholen, müssen wir es zunächst zum britischen Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) bringen, das die Apostille ausstellt und anbringt. Bei der Apostille handelt es sich um einen Aufkleber, der auf der Unterseite der notariellen Urkunde angebracht und von einem Beamten des FCDO versiegelt und unterzeichnet wird. Das Zertifikat der Apostille bestätigt die Echtheit des Prägesiegels, die Unterschrift und den aktuellen Berufszulassungsstatus des beglaubigenden Notars, sodass das Dokument gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961 im Ausland (auch in Deutschland in Österreich und in der Schweiz) anerkannt und verwendet werden kann.
Wenn Sie Ihre Urkunde in einem Land verwenden müssen, das das Haager Übereinkommen von 1961 nicht ratifiziert hat und das nicht zum Commonwealth gehört, müssen Sie die Urkunde möglicherweise von der Botschaft oder dem Konsulat des Landes, in dem Ihre Urkunde verwendet werden soll, abstempeln lassen, um die Apostille zu ergänzen, z. B. für das Königreich Saudi-Arabien, China oder die Vereinigten Arabischen Emirate. Bitte senden Sie uns den Entwurf Ihres Dokuments per E-Mail, und wir werden Ihnen so schnell wie möglich den vollständigen Prozess mitteilen.
Elektronische Notarielle Bescheinigung von Dokumenten
Wenn Sie elektronische Dokumente aus der Ferne beglaubigen möchten, senden Sie uns bitte den PDF-Scan dieser Dokumente und das DocuSign- oder ähnliches -Abschlusszertifikat (falls vorhanden) per E-Mail. Wir werden Ihnen dann den vollständigen Prozess und alle erforderlichen Unterlagen bestätigen. Eine Unterschriftbeglaubigung ist nur beschränkt elektronisch möglich. Bitte prüfen Sie mit ihren ausländischen Anwälten, ob eine von einem englischen Notar elektronisch erteilte Bescheinigung für Ihre Zwecken im Ausland ausreichen wird. Deutschland akzeptiert derzeit (2022) die britische elektronische Apostille noch nicht.
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