Notre Processus

Notre équipe multilingue expérimentée se fera un plaisir de vous expliquer et de vous guider pour simplifier le processus

Nous sommes au cœur de la communauté internationale à Londres.

Les membres notables de notre équipe multilingue peuvent vous parler en Anglais, Italien, Grec, Espagnol, Français, Allemand, Polonais, Roumain, Hongrois, et Arabe.

A formal document being corner-stamped

Nous faisons en sorte que les documents privés et corporatifs soient certifiés par nos notaires publics.

Nous pouvons vous aider avec la légalisation de vos documents, que ce soit par le biais de l’Apostille, de la légalisation consulaire ou d’une combinaison de légalisation au Foreign Commonwealth and Development Office et d’estampillage supplémentaire au consulat concerné.

Avec notre service le jour même, nous pouvons organiser la notarisation et la légalisation des documents en 12 heures, prêts à être expédiés à l’étranger ou directement chez vous.


Notre Processus Expliqué


Estimation

La première étape pour faire notarier votre document est de nous envoyer un scan ou un brouillon Microsoft Word de votre document par e-mail à [email protected]. Nous examinerons rapidement le document et vous fournirons un devis, un processus et un délai estimé, et nous vous ferons savoir de quels documents justificatifs nous aurons besoin pour traiter vos documents et si nous devons prendre rendez-vous.

Dans la plupart des cas, le client doit rencontrer l’un de nos notaires en personne (soit dans l’un de nos bureaux de West End, City of London ou de Victoria ou à l’extérieur de votre bureau, résidence ou autre endroit convenu) et montrer au notaire son passeport original et une preuve d’adresse (pas une photocopie). Une fois que nous aurons vu vos brouillons, nous confirmerons le processus exact et exactement les documents que vous devrez nous montrer. Si vous souhaitez rencontrer l’un de nos notaires à l’extérieur de notre bureau, nous vous fournirons un devis à cet effet une fois que vous aurez fourni le code postal de la réunion et l’heure et la date de la réunion proposée.


Vérification

Si nous devons vérifier votre document, tel qu’un certificat académique, cela peut prendre quelques semaines en attendant que l’établissement émetteur nous confirme l’authenticité de votre document.


Étape 1 de la réunion : Identification, diligence raisonnable et paiement

Lors de la rencontre, le notaire vous demandera votre consentement pour prendre une copie de votre passeport et une preuve d’adresse* et vous verra signer votre document. Le notaire prendra le paiement en espèces ou par carte si vous êtes un nouveau client, ou vous enverra une facture si vous êtes un client récurrent. Si votre document doit être apostillé ou légalisé, votre rendez-vous ne durera pas plus de 20 minutes et nous conserverons les copies papier de vos documents afin que nous puissions les notariser et les apporter au Bureau des affaires étrangères, du Commonwealth et du développement du Royaume-Uni en personne pour être apostillés, ou au consulat étranger concerné à Londres pour être légalisés pour une utilisation dans ce pays.

*La preuve d’adresse peut être un permis de conduire original avec photo, ou un relevé bancaire ou de carte de crédit original, une facture de services publics ou une facture de taxe municipale qui a été reçue par la poste et qui n’est pas datée plus de trois mois avant le rendez-vous. Si un relevé bancaire ou de carte de crédit est utilisé comme preuve d’adresse, cela doit indiquer plus d’un solde de 0 £.


Étape 2 de la réunion : Notarisation

Le processus de « notarisation » fait référence au notaire qui rédige un certificat confirmant comment le notaire a identifié les signataires et a été témoin des signatures, ou comment le notaire a vérifié les documents ; ce certificat est ensuite signé par le notaire et apposé avec le sceau et le cachet professionnels du notaire, et ce certificat est soit écrit directement sur votre document, soit imprimé sur une pièce séparée de papier de certificat de haute qualité A4 et relié en permanence à vos documents à l’aide d’un perforateur renforcé d’un œillet métallique qui est ensuite attaché avec un ruban et sécurisé par un autre sceau professionnel en relief du notaire.

Si votre document n’a pas besoin d’être apostillé ou légalisé, seulement notarié, votre rendez-vous prendra environ 20 à 60 minutes, selon le nombre de vos documents, et le notaire préparera immédiatement une attestation notariale qui sera soit écrite ou dactylographiée sur votre document, soit qui sera reliée en permanence à votre document par œillet métallique, ruban et le sceau professionnel du notaire, qui aide à vous protéger, vous et votre document, en empêchant la falsification et la fraude. Vous pourrez l’emporter avec vous après le rendez-vous. Les documents destinés à être utilisés dans les pays communs tels que le Canada, l’Australie et la Nouvelle-Zélande sont souvent acceptés sans apostilles ni timbres de légalisation.


Apostille & Légalisation

Si votre document doit être apostillé pour une utilisation à l’étranger, nous devons d’abord l’apporter au UKForeign, Commonwealth & Development Office (FCDO) qui délivre et appose l’apostille. Une apostille est un autocollant apposé sur la face inférieure du certificat notarié, scellé et signé par un agent de la FCDO, qui confirme le sceau du notaire, la signature et le statut d’exercice actuel du notaire et valide le document à utiliser à l’étranger conformément à la Convention de La Haye de 1961.

Si vous devez utiliser votre document dans un pays qui n’a pas ratifié la Convention de 1961 sur la langue de La Haye et qui ne fait pas partie du Commonwealth, vous devrez peut-être faire tamponner le document par l’ambassade ou le consulat du pays où votre document doit être utilisé, pour compléter l’apostille, par exemple pour le Royaume d’Arabie Saoudite, La Chine ou les Émirats arabes unis. Le processus de légalisation diffère pour chaque pays, veuillez nous envoyer le projet de votre document par e-mail et nous reviendrons avec le processus complet le plus rapidement possible.


Processus de notarisation des documents électroniques

Si vous souhaitez notarier des documents électroniques à distance, veuillez nous envoyer par e-mail le scan PDF de ces documents et le certificat d’achèvement DocuSign / HelloSign, si disponible, nous confirmerons alors le processus complet et toutes les pièces justificatives dont nous pourrions avoir besoin.

Le service que nous fournissons est celui d’un notaire public effectuant toutes les activités notariales autorisées, y compris, le cas échéant, organiser la légalisation des documents et / ou les envoyer à leur destination finale. Une partie essentielle du rôle d’un notaire est de tenir et de tenir des registres.

Chaque affaire notariale est différente, et les exigences varieront selon que vous (« le client ») êtes un particulier ou une entreprise. Certaines des étapes clés typiques sont susceptibles d’inclure:


Si un document doit être certifié, vérifier auprès des autorités émettrices que le document/l’attribution est authentique. Dans le cas des bourses académiques, cela impliquerait de vérifier auprès des établissements universitaires appropriés.


Liaising with your legal advisors or other bodies to obtain the necessary documentation to deal with the document (e.g. information from Companies House or foreign registries, powers of attorney etc).


Rencontrer le signataire pour vérifier son identité et s’assurer qu’il comprend ce qu’il signe et qu’il le fait de son plein gré et s’assurer que le document est exécuté correctement.


Organiser le stockage de copies de tous les documents notariés conformément aux exigences du Règlement sur la pratique notariale 2019.


Organiser la légalisation du document le cas échéant (service d’apostille FCO et légalisation consulaire supplémentaire pour des juridictions spécifiques si nécessaire).


Réception et examen des documents à noter ainsi que toutes les instructions que nous aurions pu recevoir.


Vérification de l’identité, de la capacité et de l’autorité de la personne qui doit signer le document.


Rédaction et apposition ou apposition d’un certificat notarié sur le document.

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