Words by Notable Notaries
Étape de devis
La première étape pour faire notarier votre document (orthographe britannique pour « notarié ») est de nous envoyer un scan ou un brouillon Microsoft Word de votre document par e-mail à [email protected]. Nous examinerons rapidement le document et vous fournirons un devis, un processus et un délai estimé, et nous vous ferons savoir de quels documents à l’appui nous aurons besoin pour traiter vos documents et si nous devons prendre un rendez-vous.
Dans la plupart des cas, le client doit rencontrer l’un de nos notaires en personne (soit dans l’un de nos bureaux du West End, de la ville de Londres ou de Victoria ou à l’extérieur de votre bureau, résidence ou autre endroit convenu) et montrer au notaire son passeport original et une preuve d’adresse (pas une photocopie). Une fois que nous aurons vu vos brouillons, nous confirmerons le processus exact et exactement les documents que vous devrez nous montrer. Si vous souhaitez rencontrer l’un de nos notaires à l’extérieur de notre bureau, nous vous fournirons un devis à cet effet une fois que vous aurez fourni le code postal de la réunion et l’heure et la date de la réunion proposée.
Étape de vérification
Si nous devons vérifier votre document, tel qu’un certificat académique, cela peut prendre quelques semaines en attendant que l’établissement émetteur nous confirme l’authenticité de votre document.
Étape 1 de la réunion : identification, diligence raisonnable et paiement
Lors de la rencontre, le notaire vous demandera votre consentement pour prendre une copie de votre passeport et une preuve d’adresse* et vous verra signer votre document. Le notaire prendra le paiement en espèces ou par carte si vous êtes un nouveau client, ou vous enverra une facture si vous êtes un client récurrent. Si votre document doit être apostillé ou légalisé, votre rendez-vous ne durera pas plus de 20 minutes et nous conserverons les copies papier de vos documents afin que nous puissions les notariser et les apporter au Bureau des affaires étrangères, du Commonwealth et du développement du Royaume-Uni en personne pour être apostillés, ou au consulat étranger concerné à Londres pour être légalisés pour une utilisation dans ce pays.
La preuve d’adresse peut être un permis de conduire original avec photo, ou un relevé bancaire ou de carte de crédit original, une facture de services publics ou une facture de taxe municipale qui a été reçue par la poste et qui n’est pas datée plus de trois mois avant le rendez-vous. Si un relevé bancaire ou de carte de crédit est utilisé comme preuve d’adresse, cela doit indiquer plus d’un solde de 0 £.
Réunion Étape 2 : Notarisation
Le processus de « notarisation » fait référence au notaire qui rédige un certificat confirmant comment le notaire a identifié les signataires et a été témoin des signatures, ou comment le notaire a vérifié les documents ; ce certificat est ensuite signé par le notaire et apposé avec le sceau et le cachet professionnels du notaire, et ce certificat est soit écrit directement sur votre document, soit imprimé sur une pièce séparée de papier de certificat de haute qualité A4 et relié en permanence à vos documents à l’aide d’un perforateur renforcé d’un œillet métallique qui est ensuite attaché avec un ruban et sécurisé par un autre sceau professionnel en relief du notaire comme indiqué dans les exemples de photographies:
Si votre document n’a pas besoin d’être apostillé ou légalisé, seulement notarié, votre rendez-vous prendra environ 20 à 60 minutes, selon le nombre de vos documents, et le notaire préparera immédiatement une attestation notariale qui sera soit écrite ou dactylographiée sur votre document, soit qui sera reliée en permanence à votre document par œillet métallique, ruban et le sceau professionnel du notaire, qui aide à vous protéger, vous et votre document, en empêchant la falsification et la fraude. Vous pourrez l’emporter avec vous après le rendez-vous. Les documents destinés à être utilisés dans les pays communs tels que le Canada, l’Australie et la Nouvelle-Zélande sont souvent acceptés sans apostilles ni timbres de légalisation.
Étape de l’Apostille et de la Légalisation
Si votre document doit être apostillé pour une utilisation à l’étranger, nous devons d’abord l’apporter au UKForeign, Commonwealth & Development Office (FCDO) qui délivre et appose l’apostille. Une apostille est un autocollant apposé sur la face inférieure du certificat notarié, scellé et signé par un agent de la FCDO, qui confirme le sceau du notaire, la signature et le statut d’exercice actuel du notaire et valide le document à utiliser à l’étranger conformément à la Convention de La Haye de 1961.
Si vous devez utiliser votre document dans un pays qui n’a pas ratifié la Convention de 1961 sur la langue de La Haye et qui ne fait pas partie du Commonwealth, vous devrez peut-être faire tamponner le document par l’ambassade ou le consulat du pays où votre document doit être utilisé, pour compléter l’apostille, par exemple pour le Royaume d’Arabie Saoudite, La Chine ou les Émirats arabes unis. Le processus de légalisation diffère pour chaque pays, veuillez nous envoyer le projet de votre document par e-mail et nous reviendrons avec le processus complet le plus rapidement possible.
Processus de notarisation des documents électroniques
Si vous souhaitez notarier des documents électroniques à distance, veuillez nous envoyer par e-mail le scan PDF de ces documents et le certificat d’achèvement DocuSign / HelloSign, si disponible, nous confirmerons alors le processus complet et toutes les pièces justificatives dont nous pourrions avoir besoin.
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